Áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp đem lại rất nhiều lợi ích, từ quản lý nội bộ, nâng cao hiệu suất cho đến xây dựng uy tín với khách hàng, đối tác. ISO 9001 có thể áp dụng trong doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực, quy mô và ở bất kỳ đâu trên thế giới.

Nhờ đó chủ doanh nghiệp kiểm soát được quá trình sản xuất và đảm bảo được chất lượng sản phẩm/dịch vụ ổn định, tiến tới nâng cao chất lượng sản phẩm.

Áp dụng ISO 9001 là gì?

Áp dụng ISO 9001 chính là làm theo quy trình, tuân thủ quy trình và lưu lại bằng chứng của việc tuân thủ. Từ đó thay đổi thói quen tùy tiện của người lao động.

Lưu đồ triển khai xây dựng và áp dụng trong doanh nghiệp như sau:

Bước 1: Viết ra những gì sẽ làm

• Tại bước này, các doanh nghiệp cần chuẩn hóa các hoạt động của các công đoạn thành các quy trình/hướng dẫn vận hành để đảm bảo chuẩn hóa thao tác và tác phong làm việc trong doanh nghiệp.

• Cần lưu ý “Viết ra những gì sẽ làm” chứ không phải “Viết ra những gì đang làm” vì trong việc “viết ra những gì sẽ làm” bao gồm công việc hệ thống lại những gì đang làm và xem xét những vấn đề quản lý đã diễn ra, với những gì đã làm tốt, hiệu quả thì doanh nghiệp tiến hành tiêu chuẩn hoá – viết ra để tuân thủ thực hiện.

• Với những vấn đề chưa thực hiện tốt thì doanh nghiệp sẽ xem xét và đưa ra cách thức tiến hành tốt hơn, hiệu quả hơn chứ không phải hoàn toàn chỉ viết ra những đang làm – chúng ta không thể tiêu chuẩn hoá những công việc thực hiện không tốt.

Bước 2: Làm theo những gì đã viết

Tiếp đến, doanh nghiệp với tất cả sự nỗ lực của mọi người cần làm đúng những gì đã viết (làm đúng theo quy trình/hướng dẫn đã ban hành). Quá trình này là bước chuyển đổi giữa hệ thống quản lý cũ và hệ thống quản lý mới tiếp cận theo ISO 9001 vì vậy rất cần sự quyết tâm của Ban lãnh đạo doanh nghiệp, cũng như đội ngũ theo dõi và đôn đốc việc áp dụng.

Bước 3: Ghi lại những gì đã làm

Sau khi làm đúng những gì đã viết, tuỳ theo từng hoạt động sẽ ” Ghi lại những gì đã làm” – hay hồ sơ, việc ghi nhận hồ sơ làm cơ sở để xác minh công việc đã được thực hiện và làm cơ sở để theo dõi đo lường công việc, cũng như truy xuất thông tin, điều tra nguyên nhân khi có vấn đề sai lỗi sản phẩm, sai lỗi công việc.

Bước 4: Cải tiến những gì đã viết

Bước tiếp theo là những gì viết ra không nằm chết ở đó mà tuỳ theo sự phát triển của doanh nghiệp, sự thay đổi quy mô, nhân sự, phạm vi hoạt động… các quy trình, hướng dẫn công việc sẽ được xem xét và cải tiến cho phù hợp và cứ thế chu trình này tiếp tục được lập lại và hoạt động cải tiến sẽ được thực hiện không ngừng.

Tại sao phải áp dụng ISO 9001?

Có nhiều nguyên nhân khiến doanh nghiệp áp dụng ISO 9001, các nguyên nhân chính đó là:

Do yêu cầu của khách hàng

Không ít các doanh nghiệp khi tham gia đấu thầu, đề nghị hợp tác… thì nhận được yêu cầu của phía đối tác là cần có chứng nhận ISO 9001. Hiện nay, các yêu cầu về chứng chỉ chất lượng ngày càng phổ biến, trở thành cơ sở để lựa chọn đối tác uy tín, đạt tiêu chuẩn.

Để không bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh tiềm năng, các doanh nghiệp cần bắt đầu xây dựng, áp dụng và chứng nhận ISO 9001 để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Do những lợi ích khi áp dụng ISO 9001

Không chỉ do yêu cầu của khách hàng, các doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 do những lợi ích mà nó đem lại.

Lợi ích khi áp dụng ISO 9001:

• Giảm thiểu sai lầm, quản lý rủi ro, các quyết định được đưa ra dựa trên bằng chứng, mang tới những lợi ích lâu dài.

• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Một trong những nguyên tắc quản lý chất lượng nền tảng của ISO 9001 đó là cài thiện sự hài lòng của khách hàng. Khách hàng hài lòng là chìa khóa để giữ chân họ cũng như mang đến nhiều cơ hội kinh doanh khác xuất phát từ đối tượng này.

• Cải tiến liên tục: Sử dụng báo cáo, thông tin văn bản được lưu trữ và phân tích xu hướng, doanh nghiệp có thể phát hiện ra lĩnh vực cần cải thiện và vượt lên đối thủ cạnh tranh.

• Tăng hiệu quả, năng suất và lợi nhuận: Thực hiện các quy trình và thủ tục dựa trên trọng tâm là chất lượng. Các quy trình được tối ưu hóa và xác định cơ hội để tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất và lợi nhuận.

• Kết quả nhất quán, được đo lường và giám sát: Đảm bảo tất cả hệ thống được vận hành theo một quy trình được tối ưu hóa, ổn định, từ đó cung cấp sản phẩm/dịch vụ có chất lượng ổn định.

Những lợi ích khi áp dụng ISO 9001 không phải là nói quá. Các doanh nghiệp thực sự nhận được những lợi ích to lớn từ việc áp dụng tiêu chuẩn này vào hệ thống quản lý chất lượng của mình!

Quý doanh nghiệp có nhu cầu đánh giá chứng nhận ISO 9001 có thể tìm hiểu dịch vụ của TQC tại: chứng nhận ISO 9001 hoặc liên hệ trực tiếp qua Hotline 0969.416.668 (miền bắc) / 0968.799.816 (miền trung) / 0988.397.156 (miền nam) để được tư vấn chi tiết!

Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001

1. Bổ nhiệm và chỉ định Nhóm người sẽ xây dựng và triển khai ISO 9001

Lãnh đạo công ty cần quyết định lựa chọn, chỉ định một số nhân sự chủ chốt của các bộ phận để tạo thành nhóm nhân sự để triển khai xây dựng và áp dụng ISO.

2. Xây dựng kế hoạch thực hiện

Để áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, trước tiên cần phân tích và xác định được các điều khoản của tiêu chuẩn ISO. Sau đó xem xét sự đáp ứng các điều khoản đó của tổ chức so với yêu cầu trong Tiêu chuẩn. Sau khi tiến hành phân tích, Ban ISO sẽ lên kế hoạch thực hiện chi tiết.

3. Thông báo trong nội bộ tổ chức

Đây là một thông tin quan trọng quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh sắp tới. Vì vậy, cần phải thông báo cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp được biết, chuẩn bị cho kế hoạch áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001.

4. Xây dựng và thiết lập các quy trình, hướng dẫn và biểu mẫu

Tiêu chuẩn ISO 9001 đòi hỏi phải có hệ thống tài liệu, quy trình bắt buộc phải thiết lập theo các yêu cầu trong tiêu chuẩn. Ngoài ra để đảm bảo thiết lập được một hệ thống quản lý chất lượng ổn định thì với mỗi công đoạn sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp cần thiết lập các quy trình và hướng dẫn chuẩn hóa.

5. Thực hiện và vận hành theo hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập

Đưa những quy trình tác nghiệp vào hệ thống tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào áp dụng trong những phòng ban/bộ phận có liên quan của tổ chức. Trong bước này, lãnh đạo của doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên phải được thông báo về những quy trình làm việc mới hoặc những thay đổi chính thức trong hoạt động vân hành sản xuất, kinh doanh theo tiêu chuẩn ISO 9001.

6. Đánh giá, giám sát nội bộ

ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải định kỳ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 để đảm bảo hệ thống được duy trì, vận hành ổn định. Kỹ năng đánh giá nội bộ là một trong những kỹ năng cần thiết và hữu ích cho các cán bộ quản lý cấp trung để có thể tự kiểm tra, đánh giá chéo hiệu quả các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp.

7. Đăng ký và chứng nhận ISO 9001

Khi doanh nghiệp đã xây dựng, áp dụng và vận hành được hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 thì cần tìm đến Tổ chức chứng nhận hợp pháp tại Việt Nam để làm các thủ tục đăng ký chứng nhận. Sau khi đăng ký chứng nhận tổ chức chứng nhận sẽ cử đoàn chuyên gia có năng lực và kinh nghiệm xuống doanh nghiệp để đánh giá, thẩm định tính phù hợp của Hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập so với các yêu cầu trong Tiêu chuẩn.

Chứng chỉ chứng nhận phù hợp Tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ là một lợi thế cạnh tranh và nâng cao thương hiệu, hình ảnh rất lớn cho doanh nghiệp.

► Xem thêm:

quy trình đánh giá chứng nhận ISO 9001

8. Duy trì chứng chỉ ISO 9001

Nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi nghĩ rằng chỉ cần có chứng chỉ chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đã là bước cuối cùng của công việc xây dựng và áp dụng chứng nhận ISO 9001. Tuy nhiên, việc duy trì được hệ thống quản lý chất lượng đó cũng quan trọng và khó khăn không kém. Do đó, doanh nghiệp cần được đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của mình được vận hành xuyên suốt ở trong hoạt động hàng ngày của tổ chức để đảm bảo tính ổn định của hệ thống và tạo ra các cơ hội cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm.

(Theo tài liệu đào tạo của Trung tâm Kiểm nghiệm và Chứng nhận chất lượng TQC)

► Tìm hiểu thêm: bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Tình hình áp dụng ISO 9001 tại Việt Nam

Như đã nêu ở trên, ngày càng nhiều doanh nghiệp (cả trong nước và quốc tế) đặt ra yêu cầu về chứng chỉ chất lượng, cụ thể là chứng nhận ISO 9001 cho đối tác của mình. Để có thể cạnh tranh và phát triển, các doanh nghiệp buộc phải mang đến dịch vụ tốt nhất, tối ưu nhất bằng cách áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 chính xác ngay từ đầu.

Tại Việt Nam, có nhiều doanh nghiệp với lĩnh vực, quy mô đa dạng đã nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng ISO 9001 và có mong muốn xây dựng, áp dụng tiêu chuẩn này vào doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 tại các doanh nghiệp Việt vẫn đang gặp nhiều khó khăn và chưa thực sự hiệu quả.

Khó khăn khi áp dụng ISO 9001:2015

Đối tượng tham gia chưa hiểu rõ về các yêu cầu của ISO 9001

Hầu hết mọi thành viên của tổ chức đều tham gia vào hệ thống quản trị chất lượng. Tuy nhiên, nhận thức về các yêu cầu của ISO 9001 của các đối tượng này còn hạn chế, không chỉ nhân viên mà còn ở mức lãnh đạo.

Điều này gây ra các khó khăn như:

• Lãnh đạo không hiểu các yêu cầu của ISO 9001:2015, tạo ra những sai lầm trong hành vi, sự điều hành… làm ảnh hưởng không tốt đến quá trình áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp.

• Lực lượng lao động (nhân viên) hiểu sai về lý do hệ thống quản lý chất lượng được triển khai, dẫn đến các hành động chống đối, gây khó khăn trong quá trình áp dụng.

Xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn chỉ mang tính hình thức

Như đã nói ở trên, một số doanh nghiệp chỉ áp dụng ISO 9001 vì lý do khách hàng yêu cầu. Vì vậy, việc xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng đôi khi chỉ mang tính hình thức, không thực sự được doanh nghiệp chú trọng.

Đó cũng là một trong các nguyên nhân dẫn đến sự kém hiệu quả trong việc xây dựng hệ thống quản trị chất lượng theo ISO 9001:2015 tại Việt Nam.

Đảm bảo các quy trình được tuân thủ

Doanh nghiệp có thể thành công trong việc xác lập tầm quan trọng của hệ thống quản trị chất lượng, nhưng bạn có thể thấy rằng nhân viên không tuân thủ các quy trình đã nêu, hoặc không ghi lại các thông tin quan trọng.

Điều này gây ảnh hưởng đến việc vận hành, duy trì hệ thống cũng như đánh giá mức độ hiệu quả và cải thiện hệ thống quản lý chất lượng.

Các công ty áp dụng ISO 9001:2015

TQC đã đánh giá, cấp chứng nhận ISO 9001:2015 cho nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam.Các doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 thuộc mọi lĩnh vực từ sản xuất dược phẩm, xây dựng, logistic… cho tới công nghệ thông tin, giáo dục. Một số cái tên tiêu biểu có thể kể đến như:

Phát triển doanh nghiệp & nắm bắt cơ hội kinh doanh với giấy chứng nhận ISO 9001:2015 do TQC trực tiếp đánh giá và cấp chứng nhận! (Xem chỉ định của TQC: Tổng cục TCĐLCL chỉ định TQC chứng nhận ISO 9001:2015)

Trên đây là những thông tin TQC muốn chia sẻ về áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp. Hy vọng rằng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp quý doanh nghiệp hiểu hơn về cách áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp một cách suôn sẻ và hiệu quả!