Quy trình vận hành & quản lý tòa nhà là một chuỗi các công việc mà nhà quản lý cần thực hiện để giúp cho mọi hoạt động được diễn ra một cách hiệu quả nhất. Đây cũng là một yếu tố quan trọng đem lại nhiều giá trị to lớn để doanh nghiệp vận hành và phát triển. Hãy cùng điểm qua những vấn đề nhà quản lý cần thực hiện dưới đây:

1. Quản lý chăm sóc khách hàng

Xem thêm: PHẦN MỀM CRM – GIẢI PHÁP CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG HIỆU QUẢ

Khách hàng – nguồn thu nhập chính của mọi doanh nghiệp. Để thu hút được nhiều khách hàng quan tâm cũng như duy trì được nguồn khách hàng có sẵn, nhà quản lý cần tối ưu các quy trình về:

• Quản lý và sử dụng phòng: 

  • Thời gian check in, check out

  • Số lượng/loại phòng có sẵn và không có sẵn

• Quản lý tài sản của khách hàng

• Quản lý vệ sinh của khách hàng

• Đánh giá sự hài lòng của khách hàng

• Xử lý khiếu nại của khách hàng

• Hướng dẫn và đón tiếp khi khách hàng đến sử dụng dịch vụ

Khách hàng – yếu tố quyết định trong việc quản lý và vận hành toà nhà hiệu quả

2. Quản lý an ninh tòa nhà

Khi đề cập đến vấn đề an ninh, có rất nhiều hạng mục cần lưu ý bao gồm cả trong và khu vực ngoài tòa nhà. Chẳng hạn như:

• Quy định về phòng cháy chữa cháy:

  • Phương án cứu hộ cứu nạn khi có sự cố xảy ra

  • Hệ thống, trang thiết bị chữa cháy

  • Quản lý tài sản, cơ sở vật chất

  • Hệ thống camera giám sát

  • Quản lý tài sản tại bãi giữ xe

  • Quản lý nhân viên an ninh

  • Kiểm soát khách tham quan

  • Kế hoạch kết hợp với chính quyền địa phương

3. Quản lý kỹ thuật tòa nhà

Đối với các tòa nhà lớn, ban quản lý càng phải chú ý nhiều hơn về hệ thống kỹ thuật để đưa ra một kế hoạch cụ thể và khoa học. Bao gồm:

• Quy trình sửa chữa, bảo trì tòa nhà

• Bảo dưỡng vật tư định kỳ (điều hòa, thang máy…)

• Quản lý hệ thống điện, thoát nước, internet

Để quản lý vận hành toà nhà hiệu quả cần sự tổng hoà giữa 2 yếu tố “con người” và “công nghệ”

4. Quản lý vệ sinh tòa nhà

Khi đã có một lượng khách nhất định, nhu cầu về vệ sinh càng cần được chú ý tới. Theo đó ban quản lý cần đưa ra một trình tự cụ thể về vệ sinh phòng ốc, sảnh, hành lang, nhà vệ sinh, bãi đỗ xe. Những khu vực khác cũng tương đối quan trọng nhưng thường bị bỏ qua như vệ sinh kính, tường trần, quạt, thảm..v.v. Để bám sát được hết các yếu tố này, nhà quản lý cần đưa ra những quy trình rõ ràng về:

• Triển khai, phân công vệ sinh theo từng hạng mục

• Khảo sát, đánh giá thực tế công tác vệ sinh

5. Quản lý chi phí – tài chính

Để đảm bảo mọi hoạt động tài chính được diễn ra minh bạch, rõ ràng, công tác quản lý tài chính cần được thực hiện một cách cụ thể:

• Xây dựng và triển khai quy trình thu – chi

• Báo cáo định kỳ theo tháng/quý/năm

• Lên kế hoạch rõ ràng, phân bổ nguồn tài chính cho các phòng, ban

6. Quy trình triển khai công tác nhân sự

• Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự có tổ chức

• Quy trình quản lý, giám sát và phân bổ nguồn nhân sự

• Quản lý phối hợp giữa các phòng, ban

7. Quản lý hợp đồng – văn bản

Xây dựng quy trình chuẩn trong việc tiếp nhận, vận chuyển thư từ, văn bản cũng như triển khai báo cáo tổng kết định kỳ. Các hợp động quan trọng trong quản lý tòa nhà bao gồm:

• Quy trình ký hợp đồng cho thuê và những quy định cụ thể

• Quá trình thu tiền thuê

• Quy trình thu tiền dịch vụ

• Quản lý các hợp đồng thầu phụ

Làm sao để tối ưu hóa quy trình vận hành – quản lý tòa nhà?

Như những gì đã được liệt kê từ trên, bạn có thể thấy khối lượng việc quản lý vận hành trong một toà nhà là khá lớn, đặc biệt đối với các mô hình phức tạp như tòa nhà văn phòng cho thuê. 

Để tối ưu hóa được hệ thống quản lý tòa nhà một cách hiệu quả nhất, áp dụng công nghệ là một giải pháp được sử dụng rộng rãi. Cụ thể hơn, rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm quản lý vận hành tòa nhà để giảm bớt lượng công việc cũng như tăng độ chính xác.

Ít có phần mềm nào có thể giải quyết được hết các vấn đề trên. Tuy nhiên, một số quy trình có thể được tối ưu một cách hiệu quả chẳng hạn như quản lý chăm sóc khách hàng, quản lý tài chính, quản lý an ninh – kỹ thuật. Với Smartos, vấn đề về quản lý và vận hành tại các không gian làm việc chung sẽ cơ bản được giải quyết.

Quản lý vận hành toà nhà văn phòng không thể thiếu Smartos

Nền tảng quản lý Smartos được tạo ra bởi một nhà cung cấp không gian để phục vụ cho các không gian khác. “Chúng tôi bắt đầu vận hành một không gian làm việc chung tại Đà Nẵng từ năm 2017 và sử dụng Excel là công cụ quản lý chính. Đội ngũ vận hành của chúng tôi bắt đầu gặp khó khăn khi đội ngũ bắt đầu lớn mạnh. Với việc mở rộng địa điểm và tăng trưởng khách hàng, chúng tôi bắt đầu gặp vấn đề và chi phí hoạt động tăng lên đáng kể. Ngoài ra, là một người quản lý, tôi gặp khó khăn trong việc xem lại các thông tin tài chính và năng suất hoạt hộng của nhân viên một cách kịp thời.” – Chị Trần Hạnh Trang, nhà sáng lập Smartos cho biết

Với lợi thế có doanh nghiệp chuyên cung cấp các giải pháp CNTT cho khách hàng trên toàn thế giới, cũng am hiểu về mô hình kinh doanh không gian làm việc chung, công ty Enouvo do chị Trang điều hành đã quyết định tự mình xây dựng giải pháp để giải quyết các vấn đề trong không gian của mình. Sau vài năm học hỏi và phát triển, giờ đây Smartos đã sẵn dàng chia sẻ giải pháp của mình với các nhà cung cấp không gian khách và giúp họ kết nối với các khách hàng trên toàn thế giới.

Ngoài việc cung cấp giải pháp về quản lý dữ liệu với CRM thì Smartos còn phát triển một ứng dụng di động miễn phí hỗ trợ việc tìm kiếm và đặt không gian, chỗ ngồi làm việc. Đặc biệt, Smartos còn cung cấp giải pháp ứng dụng di động mang thương hiệu riêng cho từng không gian giúp họ chăm sóc khách hàng và xây dưng thương hiệu hiệu quả hơn.

Liên hệ Smartos tại đây để nhận bản demo đầy đủ các tính năng của phần mềm và nhận ưu đãi sử dụng phần mềm miễn phí trong vòng 15 ngày.