QUY TRÌNH TỔ CHỨC BUỔI HỌP LỚP Ý NGHĨA

Ngày nay, việc tổ chức họp lớp diễn ra khá phổ biến, kỷ niệm 30, 20, 10 năm… hay là 1 năm ra trường. Họp lớp kỷ niệm thời học phổ thông, họp lớp những năm đại học, tuy cấp lớp khác nhau nhưng đều có một điểm chung là được gặp lại bạn bè sau nhiều năm xa cách, ôn lại những kỷ niệm thời niên thiếu.

Vậy làm thế nào để có một buổi họp mặt diễn ra với không khí thoải mái, có ý nghĩa? Hãy cùng Vietfire tìm hiểu trong bài dưới đây nhé.

Quy trình tổ chức họp lớp chi tiết

Dưới đây, Vietfire xin được gợi ý các bước cụ thể để buổi họp lớp diễn ra thành công và tốt đẹp.

1. Bầu Ban Tổ Chức họp lớp

Đây là công việc đầu tiên phải làm của tất cả các thành viên khi muốn tổ chức sự kiện họp lớp. Họ là những người được số đông bầu ra để lên kế hoạch, chịu trách nhiệm lên nội dung, thực hiện hậu cần, kiểm soát ngân quỹ,.. Đồng thời cũng là những người liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, là người kết nối giữa các thành viên với nhau, cung cấp thông tin chính thức về sự kiện.

 

2. Lên Ý Tưởng, Chủ Đề Cho Sự Kiện Họp Lớp

Để sáng tạo ra ý tưởng, chủ đề chính sử dụng trong sự kiện, bạn có thể chọn những chủ đề gắn liền với thời điểm bạn sinh sống, kỉ niệm đã từng trải qua cùng nhau, hoặc gợi nhớ đến người giáo viên mà bạn yêu quý.

 

3. Lên Danh Sách Thành Viên Tham Gia Họp Lớp

Công việc này giúp người tổ chức event nắm rõ số lượng thành viên tham gia, cách thức liên hệ khi cần. Nắm được số lượng người tham dự giúp cho ban tổ chức dễ dàng đặt dịch vụ, tìm kiếm địa điểm và phân bổ ngân sách hợp lý.

Một lưu ý nhỏ, khi lên danh sách người tham gia hãy nhớ mời giáo viên chủ nhiệm lớp nhé. Đây là thành phần khách mời không thể thiếu khi tổ chức gặp mặt họp lớp.

 

4. Chọn thời gian, địa điểm tổ chức họp lớp

Về thời gian tổ chức, bạn nên chọn vào khoảng thời gian mọi người được nghỉ dài  từ 3 – 4 ngày hoặc vào những dịp cuối tuần. Bên cạnh đó, có thể chọn tổ chức họp lớp vào các dịp kỉ niệm thành lập trường, thành lập khoa,..

Về địa điểm tổ chức sự kiện, bạn có thể thống nhất kịch bản tổ chức họp lớp tập trung tại cổng trường sau đó các thành viên sẽ di chuyển đến một nhà hàng, trung tâm tổ chức sự kiện…  nào đó đã đặt trước để tham gia vào chương trình họp lớp. Tuỳ theo mục đích, nhu cầu và sở thich của số đông để lựa chọn được nơi tổ chức phù hợp nhất.

Trong những năm gần đây, ý tưởng tổ chức team building kết hợp với họp lớp được xem là cách làm “2 trong 1” hiệu quả, vừa giúp các thành viên trong lớp có cơ hội gặp gỡ chuyện trò, vận động khả năng tư duy vừa gắn kết thành viên trong lớp sau quãng thời gian xa cách.

 

5. Xây dựng nội dung tổ chức chương trình

– Trước một ngày khi sự kiện diễn ra:

• Bố trí thành viên đưa đón thầy cô giáo đến địa điểm tổ chức. 

• Xác nhận chính xác số lượng người đến tham dự.

• Nếu thành viên nào gặp khó khăn như không có phương tiện đi lại hoặc không biết đường đi đến địa điểm tổ chức, cần có phương án xử lý và hỗ trợ kịp thời.

 

– Trước giờ sự kiện diễn ra:

 Khu vực bên ngoài địa điểm: 

• Treo băng rôn, standee, cờ phướn, backdrop check-in, khung hình kỷ niệm chụp ảnh lưu niệm lớp.

Khu vực bên trong địa điểm: 

• Ghế ngồi cho thầy cô giáo, khách mời, ghế ngồi cho các thành viên trong lớp, dựng sân khấu, trải thảm, backdrop sân khấu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu đoạn video nhỏ về ký ức lớp xưa… 

• Để một số món quà tặng họp lớp, kỷ niệm chương họp lớp lưu niệm thầy cô, bạn bè và nhà trường để buổi họp lớp thật sự đầm ấm và có nhiều kỷ niệm. 

• Xác nhận thực đơn với đơn vị tổ chức sự kiện các hạng mục chuẩn bị khác: Clip trình chiếu, bài phát biểu, quà tặng họp lớp, hoa tươi…

• Kiểm tra không gian ăn uống: các loại đồ ăn nhẹ như bánh kẹo, nước ngọt, trà, cà phê…

• Kiểm tra lại đạo cụ cần thiết nếu chơi trò chơi sự kiện.

 

– Diễn biến trong sự kiện

• Tiếp đón khách: Mời thầy cô và các thành viên tiến vào bên trong khu vực tổ chức, ổn định chỗ ngồi.

• Tiết mục văn nghệ mở màn (có thể là các bài thơ, múa hát, thời trang học sinh..), là các bài hát có chủ đề gợi nhớ về thầy cô, tình bạn, lớp học, mái trường. 

•  MC tuyên bố khai mạc và giới thiệu đại biểu, thầy cô đến tham dự và giới thiệu chương trình.

•  Đại diện lớp lên phát biểu, tuyên bố lý do tổ chức buổi họp mặt, tặng hoa và quà tặng bày tỏ lòng tri ân với thầy cô giáo. 

• Tiết mục văn nghệ kết hợp với một số món quà tặng họp lớp để ca ngợi công ơn thầy cô giáo .

• MC mời thầy cô giáo phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ.

• Trình chiếu clip những hình ảnh đáng nhớ của cả lớp thời còn ngồi trên ghế nhà trường qua từng năm học.    

• MC tiến hành tổ chức một vài game sân khấu nhằm tạo không khí sôi nổi, phá vỡ khoảng cách và gắn kết các thành viên.

• Dùng tiệc, trò chuyện và hát hò, chụp hình lưu niệm tại sân khấu.

 

– Kết thúc chương trình họp lớp:

• Tặng quà lưu niệm cho giáo viên chủ nhiệm và các thành viên trong lớp

• Hát những bài hát về mái trường, thầy cô, bạn bè cùng nhau

• Ban tổ chức quyết toán và thực hiện thu ngân sách.

 

Trên đây là gợi ý về quy trình tổ chức họp lớp của Vietfire – công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội và Tp.Hồ Chí Minh. Với bề dày kinh nghiệm  tổ chức các sự kiện lớn nhỏ cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn:

• Tư vấn miễn phí và lựa chọn địa điểm phù hợp với khách hàng.

• Thiết kế ý tưởng, kịch bản phù hợp cam kết đem đến ấn tượng và dấu ấn cho chương trình.

• Đảm bảo các hạng mục theo đúng kịch bản.

• MC chuyên nghiệp, dẫn dắt game show xuyên suốt chương trình.

• Hỗ trợ thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình Led, backdrop cho sân khấu, không gian sự kiện.

• Chuẩn bị quà, vinh danh trao thưởng cho chương trình.

• Hỗ trợ thi công, tháo lắp các hạng mục sự kiện.

• Tư vấn trực tiếp, trình bày phương án, khả thi theo yêu cầu khách hàng.

Mọi lời nói đều được thể hiện bằng việc làm thực tế và hiệu quả mang lại là sự thành công trong chương trình của bạn. Nếu bạn đang băn khoăn lựa chọn đơn vị để sự kiện, hãy để Vietfire đem đến cho bạn những giá trị thiết thực nhất, tạo nên một buổi họp lớp ấn tượng và đáng nhớ. Và giúp bạn có những trải nghiệm trên cả tuyệt vời.